Obligaţiile agenţilor economici privind inchiderea exerciţiului financiar

 

Considerăm totusi util să readucem în atenţia administratorilor, managerilor, directorilor şi tuturor  persoanelor cu putere de decizie câteva chestiuni legate de închiderea exerciţiului financiar 2008.

Societăţile comerciale, societăţile naţionale, companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste, celelalte persoane juridice (numite în continuare agenţi economici) au obligaţia sa organizeze şi sa conducă contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiară, potrivit  Legii contabilităţii nr. 82/1991 şi contabilitatea de gestiune adaptată la specificul activităţii.  Au de asemenea  această obligaţie şi subunitatile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin acestora, precum şi subunitatile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate. De regulă, contabilitatea se organizează  în compartimente distincte, conduse de către persoane cu studii economice superioare : director economic, contabil-şef sau alta persoana imputernicita sa îndeplinească aceasta funcţie, iar răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii revine administratorului .

Situaţiile financiare anuale sunt documentele  oficiale de prezentare a situaţiei economico-financiare a agentilor economici. Dupa aprobarea lor de catre Adunarea Generala a Actionarilor (asociatilor),  se publică însoţite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile  şi de declaraţia scrisă a administratorului prin care îşi asumă răspunderea pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale şi confirma ca:
   a) politicile contabile utilizate la întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
    b) situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidela a poziţiei financiare, performantei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfasurata;
    c) persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.
Structura si formatul situatiilor financiare depind de tipul de proprietate sau forma de organizare a agentilor economici si de reglementarile contabile aplicabile fiecaruia.

Vom arata in cele ce urmeaza citeva lucrari pregatitoare intocmirii situatiilor financiare anuale :

A.    Inventarierea patrimoniului in conformitate cu OMF  nr. 1.753 din 22 noiembrie 2004, pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv

Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.

B.    Intocmirea Balantei de verificare contabile dupa inventariere – ceea ce presupune inregistrarea in contabilitate a tuturor regularizarilor necesare in urma inventarierii, respectiv a punerii de acord a  valorilor inscrise in contabilitate cu cele constatate faptic.
     
C.    Determinarea rezultatului exercitiului – In conformitate cu Legea contabilitatii la 31 decembrie  se determina rezultatul definitiv al exercitiului, profit sau pierdere, cumulat de la inceputul anului, luindu-se in considerare veniturile si cheltuielile aferente exercitiului in curs.

D.    Repartizarea profitului obtinut – In bilantul anului 2008 se vor recunoaste repartizarile la rezerva legala si /sau alte repartizari impuse de reglementari specifice, iar diferenta pina la profitul total va ramine reportata pentru anul urmator. Ulterior tinerii AGA se vor inregistra, in anul 2009, repartizarile din profitul reportat pentru destinatiile aprobate de AGA : rezerve statutare, fonduri proprii, dividende, acoperire pierderi, alte destinatii speciale ale profitului.

E.    Intocmirea bilantului

La intocmirea bilantului vor fi avute in vedere, printre altele,  urmatoarele :
–    Reevaluarea imobilizarilor corporale  la valoarea justa ( de piata) si inregistrarea diferentelor din aprecierea sau deprecierea acestora
–    In cazul subventiilor pentru investitii, primite cu titlul gratuit , vor fi inregistrate venituri la nivelul amortizarii imobilizarilor subventionate
–    Vor fi analizate stocurile de materii prime, materiale, produse finite , semifabricate, d.p.d.v. al posibilitatii de valorificare in urmatorul ciclu operational (12 luni) si se vor inregistra, in caz de depreciere a acestora , ajustarile de valoare necesare
–    In ipoteza in care nu sunt sanse de incasare a creantelor de la clienti valoarea acestora va fi diminuata in Bilant pina la nivelul estimat de incasare
–     Creantele si datoriile in valuta aflate in sold la 31 decembrie 2008, vor fi actualizate la cursul de inchidere al anului financiar comunicat de BNR, diferentele fiind inregistrate la venituri impozabile sau cheltuieli deductibile, dupa caz
–    Daca se constata la data bilantului existenta unor riscuri de plati viitoare in urma unor litigii ce pot fi cuantificate se vor inregistra provizioane pentru acoperirea acestora.
–    Daca politicile comerciale ale agentului economic presupun acordarea de garantii de buna executie se vor inregistra provizioane corespunzatoare pentru aceste garantii
–    Reducerile de pret obtinute de la furnizori, de natura comerciala sau financiara, aferente anului 2008 , primite dupa 31 decembrie, vor fi inregistrate in Bilantului anului 2008
–    La fel se va proceda si cu reducerile de pret acordate clientilor pentru anul 2008
–    Se vor inregistra toate obligatiile de plata legate de salariati, bugetul consolidat al statului si bugetele fondurilor speciale, aferente anului 2008

Doar aplicarea celor de mai sus nu presupune automat intocmirea unor Situatii financiare anuale corecte.

Demersul nostru a fost acela de a reaminti celor responsabili de gestionarea activitatii agentilor economici de importanta ce trebuie acordata lucrarilor de inchiderea a exercitiului financiar anual.

    In acest sens vom reaminti citeva contravenţii la Legea contabilitatii si amenda aplicata, in cazul constatarii acestora:
    1. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la:
    a) utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate(amenda de la 300 lei la 4.000 lei)
    b) întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse(amenda de la 300 lei la 4.000 lei)
    c) efectuarea inventarierii(amenda de la 400 lei la 5.000 lei)
    d) întocmirea şi auditarea situaţiilor financiare anuale(amenda de la 400 lei la 5.000 lei)
    e) depunerea la unităţile teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor a situaţiilor financiare anuale; (amenda de la 400 lei la 5.000 lei)
    f) întocmirea şi depunerea la unităţile teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor a situaţiilor financiare periodice sau a raportarilor contabile stabilite potrivit legii(cu amenda de la 500 lei la 1.500 lei)
    g) publicarea situaţiilor financiare anuale, potrivit legii.( amenda de la 2.000 lei la 30.000 lei)

Mircea Dragoş,

Asociat la firma de consultanţă MUREŞAN DRAGOŞ APOSTOL srl  
Pentru detalii vă puteţi adresa la sediul firmei din Cluj-Napoca, str. Decebal nr.69, cod poştal 400037 sau prin e-mail, la adresa:  mircea.dragoş@mmda.ro