Cei mai importanți pași în arhivarea documentelor
Arhivarea documentelor reprezintă un proces extrem de important pe care orice organizație ar trebui să îl aibă în vedere, acesta contribuind la o gestionare și organizare eficientă a informațiilor companiei. Există, în acest sens, câțiva pași importanți care trebuie urmați pentru o arhivare corectă a documentelor, iar despre modalitățile prin care acestea pot fi realizate în mod eficient și organizat vei descoperi în acest articol.
Fondarea arhivei
Un prim pas în procesul de arhivare documente este reprezentat de stabilirea apartenenței documentelor la fondul arhivistic corespunzător. În acest context este esențial să se identifice și să se claseze documentele în funcție de natura și de contextul informațiilor pe care le conțin, pentru a asigura o gestionare corespunzătoare a acestora. Această etapă implică atât evaluarea, cât și categorisirea documentelor în conformitate cu politicile și procedurile organizației.
Ordonarea și gruparea documentelor
Un pas care urmează după fondarea arhivei este reprezentat de ordonarea și de gruparea documentelor într-un mod sistematic, în conformitate cu diferite criterii de organizare, cum ar fi criteriul tematic, cel cronologic, criteriul alfabetic sau pe termene de păstrare. Acest proces este important datorită faptului că are rolul de a facilita accesul și identificarea documentelor în cadrul arhivei, asigurând astfel o structură clară și coerentă a informațiilor. Ordonarea documentelor conform unor criterii prestabilite contribuie la eficientizarea procesului de arhivare și gestionare a documentelor.
Constituirea dosarelor
Un pas care trebuie făcut în continuare în procesul de arhivare a documentelor și depozitare arhiva este constituirea dosarelor. Această etapă presupune gruparea și organizarea documentelor în unități arhivistice corespunzătoare. Pentru a realiza acest proces, se selectează și se pun documentele relevante în dosare individuale, fiind respectate în acest sens criteriile de clasificare și grupare stabilite în etapele anterioare.
Legare, numerotare și certificare a dosarelor
Odată constituite dosarele, acestea trebuie legate și numerotate în mod corespunzător, astfel încât să fie asigurată identificarea clară și precisă a acestora. Poate fi necesară chiar legarea documentelor în coperți cartonate sau alte materiale adecvate, astfel încât să se contribuie la protejarea acestora împotriva deteriorării și pierderii. De asemenea, numerotarea dosarelor este esențială pentru a menține o evidență ordonată și organizată a documentelor în cadrul arhivei.
Inventarierea documentelor
După constituirea dosarelor, este necesară etapa de inventariere a documentelor, iar aceasta presupune înregistrarea detaliată a conținutului fiecărui dosar într-o bază de date sau într-un registru specific, în conformitate cu termenele de păstrare stabilite și cu legislația în vigoare. Importanța acestei etape este dată de faptul că asigură o evidență precisă și completă a documentelor din arhivă, fiind mai ușoară identificarea și recuperarea ulterioară a acestora.
Păstrarea și conservarea arhivei
Odată ce documentele sunt inventariate, se poate trece la organizarea arhivei, etapă care constă în plasarea dosarelor pe rafturi sau în dulapuri într-o manieră ordonată și accesibilă, în depozite de arhivă în conformitate cu normelor menționate în Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996. Organizarea arhivei în mod corect și eficient este o etapă crucială pentru a asigura o gestionare și conservare adecvată a documentelor, dar și pentru a facilita accesul la informații.
Selecționare și distrugere a documentelor
În final, în gestionarea unei arhive pasul final este etapa de selecționare și distrugere a unor documente. Este esențial să se facă acest lucru mai ales pentru că organizația își poate păstra arhiva ordonată și actualizată, dar și pentru că acele documente care au depășit termenul de păstrare sau nu mai au valoare administrativă devin inutile.
