Normele de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile urmează să fie simplicate și actualizate după ce Ministerul Finanțelor a lansat un proiect de ordin care revizuiește prevederile Ordinului ministrului economiei și finanțelor. Acesta ar urma să intre în vigoar de la 1 ianuarie.
Măsurile de revizuire au fost realizate în concordanță cu legislația actuală și au fost corelate și cu prevederile cuprinse în reglementările contabile aplicabile, se arată în referatul proiectului de ordin.
De la 1 ianuarie 2016, registrul jurnal de încasări și plăți va fi eliminat din nomenclatorul documentelor financiar-contabile, alături de alte formulare financiar-contabile, ca de exemplu: procesul-verbal de plăți, fișa de cont analitic pentru cheltuieli de producție sau fișa de cont analitic pentru cheltuieli.
Începând de anul următor, documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic. Conform reglementărilor propuse de Ministerul Finanțelor, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment (de exemplu la cererea organelor de control).
Tot în ceea ce privește arhivarea, au apărut noi tipuri de documente care se vor păstra timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba despre lista zilnică de alimente și borderoul de achiziție.
În plus, dacă până acum, registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile trebuiau păstrate doar la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, din 2016, ele vor putea fi păstrate și la sediile sociale ale operatorilor economici.
În noul proiect de ordin a mai fost introdusă și obligația ca „persoanele care arhivează în baza unui contract oneros documentele financiar-contabile ale unei entități să fie autorizate, potrivit legii”. Cu alte cuvinte, acestea trebuie să dețină o autorizație în prestarea de servicii arhivistice.
Documentele justificative și documentele contabile trebuie să cuprindă informații despre:
-denumirea documentului;
-denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul; – numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
-menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
-conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
-datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
-numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.
În ceea ce privește documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, acestea trebuie să cuprindă următoarele date:
-denumirea entității;
-data întocmirii documentului contabil;
-felul, numărul şi data documentului justificativ;
-sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
-conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
-semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
Documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse vor fi actualizate conform unor noi termene de reconstituire. Noile reglementări arată că procedura de reconstituire se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia”.
Ordinele de deplasare, chitanțele sau deconturile pentru operațiuni de participație vor fi conforme cu legea chiar și în lipsa ștampilei. Obligația de a aplica ștampila pe documentele financiar-contabile a fost eliminată pe 23 iulie 2015, dată la care a intrat în vigoare OUG 17/2015.
